Fileserver vervangen door SharePoint: weg van de gedeelde schijf
Bijgewerkt op: 4 aug
Nog een fysieke fileserver of NAS in de meterkast, met voor iedereen dezelfde mapped drive (die bekende M:\-schijf)? Steeds meer mkb'ers in Zuid-Holland zetten die stap naar SharePoint Online en OneDrive. In dit artikel lees je nuchter wanneer dat slim is, waar de valkuilen zitten en wat het kost.
Kun je een fileserver vervangen door SharePoint?
SharePoint Online met OneDrive vervangt in de meeste mkb-situaties prima een klassieke fileserver of gedeelde schijf: je werkt overal zonder VPN, samen in realtime, met versiebeheer en ransomware-herstel. Grote databasebestanden en software die een netwerkschijf verwacht, horen er níet in — die blijven beter op een server of Azure Virtual Desktop.
Kort gezegd: het is geen "alles moet naar de cloud", maar een keuze per soort data. Hieronder leggen we uit hoe je die keuze maakt.
Wat is SharePoint Online precies?
Even de begrippen op een rij:
SharePoint Online is de cloudopslag van Microsoft 365 voor gedeelde bedrijfsbestanden, geordend in documentbibliotheken op zogeheten Teams-sites (één per afdeling of project).
OneDrive for Business is de persoonlijke cloudopslag per medewerker, met dezelfde techniek eronder.
Teams-site is de plek waar de bestanden van een afdeling of team samenkomen — je werkt er via Teams, de browser of gewoon via de Verkenner op je pc.
Samen vervangen ze de rol die vroeger de fileserver en de gedeelde schijf vervulden: één centrale, gedeelde plek voor je bestanden — alleen nu vanuit de cloud.
Waarom stappen mkb'ers over van de fileserver?
De belangrijkste redenen zijn thuiswerken, veiligheid en herstel na een incident.
Wat je concreet wint:
Overal werken zonder VPN. Je bestanden staan in Microsoft 365, dus thuis, onderweg en op kantoor werk je in dezelfde mappen.
Samen in één bestand. Co-authoring laat meerdere mensen tegelijk in hetzelfde Word- of Excel-bestand werken, zonder "bestand (versie 3) DEF-echt-final.docx".
Versiebeheer en herstel. SharePoint bewaart standaard minstens 500 versies van een bestand, en verwijderde bestanden blijven 93 dagen in de prullenbak (bron: Microsoft Learn). Overschrijft ransomware je bestanden, dan draai je terug naar een schone versie.
Ingebouwde security. Toegang loopt via Entra ID, met MFA en conditional access — veel steviger dan een wachtwoord op een netwerkschijf.
Die veiligheidskant is geen luxe. Volgens het NCSC krijgt 1 op de 4 mkb-bedrijven te maken met een cyberaanval zoals ransomware of phishing. En de cijfers over herstel zijn confronterend:
Van de Nederlandse ransomware-slachtoffers had 58% geen back-up. — NCSC
Let op één belangrijk misverstand: SharePoint-versiebeheer is géén volwaardige back-up. Het helpt enorm bij herstel, maar het NCSC adviseert de 3-2-1-regel: 3 kopieën, 2 verschillende media, 1 offsite/offline. Reken dus op een aparte back-up van je Microsoft 365-data.
Wat kost het — en wat bespaar je?
De grootste besparing zit niet in een lager maandbedrag, maar in wat je níet meer nodig hebt.
Waar je vanaf komt:
Serverhardware en de vervanging elke 4–5 jaar. Geen fileserver of NAS meer die je koopt, onderhoudt en afschrijft.
Onderhoud en VPN. Minder beheer aan het apparaat, updates en de VPN-inrichting eromheen.
Losse back-up-appliance. De opslag zit al in je Microsoft 365-licenties: je tenant krijgt 1 TB plus 10 GB per licentie (bron: Microsoft Learn).
Je verschuift dus van een grote aankoop af en toe (capex) naar voorspelbare kosten per gebruiker (opex) — en die opslag betaal je in veel gevallen al. Waar je wél op moet letten: heb je veel data, dan kun je tegen de opslaggrens aanlopen en koop je extra opslag per GB bij. Voor het mkb valt dat meestal mee, maar het is goed om het vooraf door te rekenen.
Wanneer je juist niet alles naar SharePoint moet zetten
Hier scheiden de nuchtere adviseurs zich van de cloud-evangelisten. Niet elk bestand hoort in SharePoint.
Houd het op een server of Azure Virtual Desktop bij:
Boekhoud- en branchesoftware met een gedeelde database. Pakketten die een centrale database of een vaste mapped drive verwachten, werken slecht (of helemaal niet) op SharePoint-sync. Die horen op een server of in AVD.
Zeer grote of veelvuldig wijzigende bestanden. SharePoint kent een maximum van 250 GB per bestand, en de OneDrive-sync draait het lekkerst tot ongeveer 300.000 bestanden per gebruiker over alle gesyncte bibliotheken (bron: Microsoft Learn). Grote CAD-, video- of databasebestanden vallen daarbuiten.
Diepe mappenstructuren. Het volledige pad mag maximaal 400 tekens zijn. Die oude, tientallen mappen diepe schijf gaat dus niet één-op-één mee.
Kortom: bepaal per afdeling en per applicatie wat naar de cloud gaat en wat op een server of AVD blijft. Dat maatwerk voorkomt de meeste ellende achteraf.
Hoe pak je de overstap aan?
De praktijk is minder eng dan hij klinkt, mits je het gestructureerd doet.
In grote lijnen:
Inventariseer welke data waar hoort (SharePoint, OneDrive, of toch server/AVD).
Zet bestanden per afdeling over naar aparte Teams-sites, in plaats van één grote hoop.
Gebruik Migration Manager voor de fileshare en daarna Known Folder Move (KFM) voor de persoonlijke mappen (Bureaublad, Documenten, Afbeeldingen) van je medewerkers (bron: Microsoft Learn).
Faseer de oude server pas uit nadat alles gecontroleerd én apart geback-upt is.
Bij een bedrijf in de Drechtsteden — dat ik hier niet bij naam noem — deden we onlangs precies dit: de oude fileserver uitgefaseerd door de bestanden afdeling voor afdeling naar eigen Teams-sites te verhuizen. Geen big bang, maar per team. Het resultaat: iedereen werkte kort daarna overal in dezelfde mappen, ook thuis, zonder VPN — en de meterkast werd een stukje leger.
Wat Sennin-IT voor jouw organisatie doet
Wij helpen mkb'ers in Dordrecht en Zuid-Holland om weloverwogen van de fileserver af te stappen — niet omdat het moet, maar omdat het je organisatie veiliger, flexibeler en eenvoudiger maakt. We kijken per afdeling en per applicatie wat naar SharePoint en OneDrive kan, en wat beter op een server of Azure Virtual Desktop blijft. Geen helpdeskgedoe, geen standaardoplossingen: directe communicatie en maatwerk. IT die gewoon werkt — veilig, stabiel en zonder gedoe. Meer weten over de complete werkplek waar SharePoint onderdeel van is? Bekijk wat een moderne werkplek voor het MKB inhoudt, of plan een gratis adviesgesprek.
Veelgestelde vragen
Kan SharePoint een fileserver volledig vervangen?
Voor de meeste mkb-bestanden wel. Software met een gedeelde database of een vaste netwerkschijf hoort echter op een server of Azure Virtual Desktop, niet in SharePoint-sync.
Is SharePoint-versiebeheer een back-up?
Nee. Versiebeheer (standaard ≥ 500 versies) en de prullenbak (93 dagen) helpen bij herstel, maar het NCSC adviseert een aparte back-up volgens de 3-2-1-regel.
Hoeveel bestanden kan OneDrive synchroniseren?
Microsoft adviseert maximaal ongeveer 300.000 bestanden per gebruiker over alle gesyncte bibliotheken. Daarboven wordt de sync trager en minder betrouwbaar.
Wat kost SharePoint-opslag?
Elke tenant krijgt 1 TB plus 10 GB per licentie. Heb je meer nodig, dan koop je extra opslag per GB bij.
Opmerkingen