Vaste prijs IT-beheer: wat zit er precies in?
Je hebt een offerte voor IT-beheer voor je liggen met een vast bedrag per werkplek per maand. De belangrijkste vraag is dan niet of dat bedrag klopt, maar wat je ervoor krijgt — en wat er níet in zit. Hieronder de complete inhoudsopgave van zo'n contract, plus de plekken waar meestal een gat zit.
In een vast maandtarief voor IT-beheer zitten standaard: helpdesk en support, monitoring van werkplekken en servers, updates en patchmanagement, beveiliging (antivirus, MFA en e-mailfiltering), gebruikersbeheer, backupcontrole en periodiek advies. Wat er meestal níet in zit: licenties, hardware, projecten en storingen buiten kantoortijd.
Hieronder lees je per onderdeel wat het inhoudt, waar het misgaat als het ontbreekt, en wanneer een vast contract voor jouw organisatie juist niet logisch is.
Wat zit er standaard in een vast IT-beheertarief?
IT-beheer met een vast maandbedrag betekent dat je een vooraf afgesproken pakket diensten afneemt voor een bedrag per werkplek of per gebruiker, ongeacht hoeveel er dat jaar misgaat. Een compleet contract bestaat uit zeven onderdelen. Ze staan lang niet altijd allemaal in de offerte — en juist het onderdeel dat ontbreekt, kost je later geld.
De zeven onderdelen van een all-in IT-beheercontract:
Helpdesk en support. Vragen en storingen van medewerkers. Dit is de grootste verborgen variabele in elke offerte: is de support onbeperkt, of zit er een urenplafond op waarna een uurtarief gaat lopen? Twee offertes met hetzelfde maandbedrag kunnen hier tientallen procenten uit elkaar liggen.
Monitoring van werkplekken en servers. Bewaking van schijfruimte, updates, certificaten en de status van je server. Zonder monitoring wacht je leverancier tot iemand belt — en dan is de schijf al vol of staat de backup al twee weken stil.
Updates en patchmanagement. Niet alleen Windows, maar ook de software eromheen: browsers, PDF-lezers, Teams-clients, branchepakketten. Dat tweede deel ontbreekt vaak in contracten, terwijl kwetsbaarheden in third-party software een van de meest gebruikte ingangen zijn.
Beveiliging. Antivirus of EDR, multifactorauthenticatie (MFA) en e-mailfiltering. Controleer of deze in het tarief zitten of als losse modules worden gefactureerd. Krijg je met compliance te maken, dan is dit geen optie meer maar een eis — zie onze NIS2-voorbereiding voor wat je nu al moet regelen.
Gebruikersbeheer. Accounts aanmaken bij indiensttreding en blokkeren bij vertrek, inclusief rechten en licenties. Staat dit niet in het contract, dan blijft het account van een vertrokken medewerker soms maanden actief.
Backupcontrole (het beheer, niet de opslag). Het beheren en controleren van de backup zit in het tarief; de opslag- en licentiekosten van de backupoplossing meestal niet. Een backup die niemand controleert, is geen backup maar een aanname.
Periodiek advies en overleg. Een vast gesprek over wat eraan komt: verlopende licenties, einde support van een Windows-versie, vervanging van hardware. Dit is het eerste dat sneuvelt bij een laag tarief, en tegelijk het onderdeel dat je op termijn het meeste bespaart.
Hoe wij het doen. Bij Sennin-IT zitten deze zeven onderdelen allemaal in het maandtarief — inclusief onbeperkte support, zonder urenplafond. Dat is geen weggevertje maar een bewuste keuze. Wie een plafond op support zet, houdt er rekening mee dat er veel misgaat en dekt zich daartegen in. Wij gaan ervan uit dat we een stabiele omgeving opleveren, en dan is elke storing in de eerste plaats óns probleem. Precies die prikkel willen we hebben: hij dwingt ons om aan de voorkant te investeren in monitoring, updates en beveiliging in plaats van achteraf uren te schrijven.
Wat valt er meestal buiten het contract?
Een all-in tarief is nooit letterlijk alles. Dat is geen bezwaar, zolang het maar zwart-op-wit staat. Dit zijn de posten die bij vrijwel elke IT-dienstverlener onder meerwerk vallen:
Wat je meestal apart betaalt:
Licenties. Microsoft 365, backupsoftware, beveiligingslicenties: doorlopende kosten per gebruiker die naast het beheertarief staan.
Hardware. Laptops, docks, switches, firewalls en access points. Zie ook de kosten van een moderne werkplek per medewerker voor het totaalplaatje.
Projecten. Migraties, een verhuizing, een nieuwe server, een extra vestiging. Beheer is onderhoud van de bestaande situatie; verandering van die situatie is een project.
Werk buiten kantoortijd en calamiteiten. Vraag expliciet naar het tarief én de bereikbaarheid buiten kantooruren.
Applicatiebeheer van branchesoftware. Bij de meeste dienstverleners valt dit buiten scope: „die applicatie is niet van ons”.
Dat laatste punt is voor accountants- en administratiekantoren het belangrijkste. Pakketten als Audition, Multivers, FDS en SBR-software zijn precies de systemen waar je kantoor op draait — en precies de systemen die in de meeste contracten worden weggeschreven. Bij ons vallen ze wél binnen scope, omdat we ze kennen. Vraag bij elke offerte na hoe er met jouw branchesoftware wordt omgegaan; het antwoord zegt meer over de leverancier dan het maandbedrag.
Vaste prijs of uurtje-factuurtje?
Het verschil zit niet in de rekensom, maar in de prikkel.
Bij een uurtarief verdient je leverancier aan storingen. Bij een vast maandbedrag verdient hij aan stabiliteit.
Bij uurtje-factuurtje is elk probleem omzet; bij een vaste prijs is elk probleem een kostenpost voor de leverancier zelf. Dat is precies waarom monitoring, patchmanagement en preventief onderhoud in vaste contracten serieuzer worden opgepakt.
Als indicatie liggen vaste tarieven in het MKB doorgaans tussen de €50 en €150 per werkplek per maand, afhankelijk van wat er in de scope zit. Wat die bandbreedte bepaalt, hebben we apart uitgewerkt in wat IT-beheer uitbesteden kost — in dit artikel gaat het puur over de inhoud.
Wanneer is een vast contract níet de moeite waard?
Eerlijk is eerlijk: niet elk bedrijf heeft een vast IT-beheercontract nodig.
Heb je drie of vier werkplekken, draai je volledig in de cloud, is er geen server, geen branchesoftware en één collega die handig is met computers? Dan betaal je bij een vast contract vooral voor beschikbaarheid die je een paar keer per jaar gebruikt. Een strippenkaart of gewoon een uurtarief is dan simpelweg goedkoper, en dat zeggen we ook als je ons belt.
De rekensom kantelt vanaf ongeveer vijf werkplekken — of eerder, zodra er een server bij komt, branchesoftware in het spel is of je met compliance-eisen zoals NIS2 te maken krijgt. Vanaf dat punt gaat het niet meer om de prijs per incident, maar om voorspelbaarheid: dat het werkt, dat iemand meekijkt, en dat je niet zelf hoeft te bedenken wanneer de backup voor het laatst is getest.
Vijf vragen om te stellen voordat je tekent
Neem deze vragen mee naar je volgende offertegesprek:
Is support onbeperkt of zit er een urenplafond op? Zonder antwoord hierop zijn twee maandbedragen niet te vergelijken.
Wat gebeurt er bij een storing buiten kantoortijd, en wat kost dat? Juist op dat moment wil je het niet hoeven uitzoeken.
Zitten MFA, e-mailfiltering en backupcontrole in het tarief of zijn het losse modules? Dit is de meest voorkomende plek waar een goedkope offerte zijn prijs vandaan haalt.
Wat is de opzegtermijn en hoe verloopt een exit? Krijg je je omgeving, wachtwoorden en documentatie mee als je weggaat?
Wie doet het werk: een vaste specialist of de eerstvolgende in de wachtrij? Bij kleine organisaties scheelt het enorm of iemand je omgeving kent.
Let bij het vergelijken ook op de afgesproken reactie- en hersteltijden; die staan los van de scope, maar bepalen wel wat je in de praktijk merkt als er iets stukgaat.
Veelgestelde vragen
Wat zit er standaard in een IT-beheercontract?
Helpdesk en support, monitoring van werkplekken en servers, updates en patchmanagement, beveiliging (antivirus, MFA, e-mailfiltering), gebruikersbeheer, backupcontrole en periodiek advies.
Zijn Microsoft 365-licenties inbegrepen bij een vaste prijs?
Meestal niet. Licenties zijn doorlopende kosten per gebruiker en staan los van het beheertarief. Sommige aanbieders bundelen ze wel; vraag altijd na wat er precies onder het bedrag valt.
Wat valt onder meerwerk bij IT-beheer?
Licenties, hardware, projecten zoals migraties en verhuizingen, werk buiten kantoortijd, en bij veel dienstverleners het beheer van branchesoftware.
Kun je maandelijks opzeggen bij een vast IT-contract?
Dat verschilt per aanbieder; looptijden van één tot drie jaar zijn gebruikelijk. Vraag naar de opzegtermijn én naar de exitprocedure.
Is een vaste prijs duurder dan losse uren?
Voor kleine, eenvoudige omgevingen vaak wel. Vanaf ongeveer vijf werkplekken, of zodra er een server of branchesoftware bij komt, valt het meestal andersom uit. Meer daarover in wat IT-beheer uitbesteden kost.
Wat Sennin-IT voor jouw organisatie doet
Wij zijn een IT-dienstverlener uit Dordrecht en werken voor MKB-organisaties in de Drechtsteden en de rest van Zuid-Holland. Alle zeven onderdelen hierboven zitten bij ons in het tarief, inclusief het applicatiebeheer van je branchesoftware. Geen helpdeskgedoe, geen standaardpakket waar jouw situatie in geduwd wordt, maar directe communicatie met iemand die je omgeving kent. IT die gewoon werkt — veilig, stabiel en zonder gedoe. Meer over onze aanpak lees je op de pagina over IT-beheer uitbesteden in Dordrecht.
En blijkt een vast contract voor jouw situatie geen zinnige investering? Dan horen we dat gewoon. Dan kijken we naar een uurtarief of een strippenkaart, en zijn we daar helder over vóórdat je tekent.
Wil je weten of je huidige contract compleet is? Leg hem naast de onze, dan lopen we hem samen door: Gratis IT-adviesgesprek plannen.
Opmerkingen