Wat kost een moderne werkplek per medewerker?

Wie offertes vergelijkt voor een moderne werkplek, ziet vooral vage bandbreedtes. Daar kun je geen begroting op maken. In deze gids zetten we alle kostenposten op een rij — licenties, beheer, hardware én de eenmalige kosten die iedereen vergeet — met een compleet rekenvoorbeeld voor 10 en 25 werkplekken.

Het korte antwoord: een complete moderne werkplek kost een MKB-organisatie ongeveer €94 per medewerker per maand, oplopend naar zo'n €120 als er ook een eigen server, firewall en netwerk beheerd worden. Dat bedrag bestaat uit drie maandelijkse onderdelen — Microsoft 365-licenties (±€7–19), werkplekbeheer (€50 per werkplek) en hardware-afschrijving (±€25) — plus eenmalige inrichtingskosten die we vooraf vastleggen als vaste prijs.

De vier kostenposten van een moderne werkplek

Een moderne werkplek is een werkplek waarbij je medewerkers veilig kunnen werken op elke locatie en elk apparaat, meestal op basis van Microsoft 365. De kosten bestaan altijd uit dezelfde vier onderdelen. Wie er drie offreert, laat er dus één weg.

Microsoft 365-licenties

Microsoft 365 is het fundament: e-mail, Office-apps, Teams en opslag. Er zijn drie zakelijke varianten. De bedragen hieronder zijn indicatief per gebruiker per maand (prijspeil juli 2026, jaarcontract, excl. btw):

De drie Business-licenties in het kort:

• Business Basic (±€7): alleen online versies van Office, e-mail en cloudopslag. Prima voor wie vooral webmail en Teams gebruikt.

• Business Standard (±€13): inclusief de desktop-apps zoals Word, Excel en Outlook. De meest gekozen variant.

• Business Premium (±€19): alles uit Standard, plus beveiliging en apparaatbeheer via Intune en Entra ID.

Let op: Microsoft heeft de prijzen per 1 juli 2026 verhoogd voor Basic en Standard; Premium bleef gelijk. Check daarom altijd het actuele prijspeil op de officiële prijspagina van Microsoft.

Voor de meeste MKB-organisaties met 5 tot 50 werkplekken is Business Premium de logische keuze. Niet omdat het de duurste is, maar omdat multifactorauthenticatie, apparaatbeheer en extra bescherming tegen phishing er standaard in zitten. Wil je weten wat dat apparaatbeheer concreet inhoudt? Lees dan onze post over apparaatbeheer via Intune.

Beheer en support

Dit is de post waar offertes het meest uiteenlopen — en het minst transparant zijn. Onder werkplekbeheer hoort minimaal:

Wat goed werkplekbeheer omvat:

• Updates en patches voor Windows en applicaties

• Monitoring, zodat problemen worden gezien vóórdat jij ze merkt

• Helpdesk voor je medewerkers

• Beveiligingsbeheer: MFA, virusbescherming en back-up van je Microsoft 365-data

• Aan- en afmelden van medewerkers (on- en offboarding)

Bij Sennin-IT kost werkplekbeheer €50 per werkplek per maand. Geen bandbreedte, geen serviceniveaus. Draait er meer in je omgeving, dan staat daar een vast bedrag per onderdeel tegenover: €150 per server, €150 per firewall, €120 per UniFi-switch (€140 voor Fortinet of Aruba) en €50 per access point, allemaal per maand. Zo zie je precies waarvoor je betaalt. Wijzigingen aan de inrichting vallen daarbuiten — die schatten we vooraf in en leggen we vast als vaste prijs. Geen verrassing achteraf: wat erin zit, staat gewoon in de overeenkomst.

Hardware

Een moderne werkplek draait op een apparaat, en ook dat kost geld — al staat het zelden in de maandprijs. Reken voor een degelijke zakelijke laptop indicatief op zo'n €900 (prijspeil 2026). Schrijf je die af over drie jaar, dan is dat ±€25 per medewerker per maand.

Leasen of kopen? Leasen spreidt de kosten en regelt vervanging, kopen is over de hele looptijd meestal iets goedkoper. Voor de begroting maakt het weinig uit: het bedrag per maand is vergelijkbaar.

Eenmalige kosten (die iedereen vergeet)

De maandprijs is niet het hele verhaal. Bij de overstap naar een moderne werkplek komen eenmalige kosten kijken die in veel offertes ontbreken:

Waar je eenmalig rekening mee houdt:

• Migratie en inrichting: het overzetten van e-mail en bestanden en het inrichten van beveiliging en beleid

• Datamigratie vanaf een oude server of andere cloudomgeving

• Instructie voor je medewerkers, zodat de nieuwe werkplek ook echt gebruikt wordt

Deze eenmalige werkzaamheden schatten we vooraf in tegen €110 per uur (excl. btw) en dat bedrag leggen we vast als vaste prijs. Wij doen niet aan nacalculatie: kost het ons meer tijd, dan is dat ons risico. Daarom kijken we eerst zelf in je omgeving voordat we een prijs noemen — die inschatting is onze verantwoordelijkheid, niet die van jou. Vraag bij elke offerte om diezelfde zekerheid. Een lage maandprijs met een hoge, onbenoemde inrichtingsfactuur is geen goede deal.

Rekenvoorbeeld: bedrijf met 10 werkplekken

Zo ziet het totaalplaatje eruit voor een organisatie met 10 medewerkers, op basis van Business Premium en de indicatieve bedragen hierboven (excl. btw):

Kostenpost	Per werkplek/maand	10 werkplekken/maand
Microsoft 365 Business Premium	€19	€190
Beheer en support	€50	€500
Hardware-afschrijving (3 jaar)	€25	€250
Totaal	€94	€940

Per jaar is dat €11.280, plus de eenmalige migratie en inrichting als vaste prijs vooraf.

Een complete moderne werkplek — licentie, beheer én hardware — kost dit voorbeeldbedrijf €94 per medewerker per maand. Alles inbegrepen, geen verrassingen.

En bij 25 werkplekken? Het werkplektarief blijft €50 en schaalt dus gewoon mee. Het schaalvoordeel zit in de vaste posten: één server, één firewall en hetzelfde netwerk verdeel je over 25 medewerkers in plaats van 10. Hoe groter je wordt, hoe lager die posten per medewerker uitvallen.

Overweeg je in plaats van fysieke laptops een virtuele werkplek in de cloud? Bekijk dan ook onze post over de kosten van een virtuele werkplek (AVD).

Zelf doen of uitbesteden: het eerlijke antwoord

Kun je dit ook zelf regelen, zonder IT-partij? Ja — en soms is dat zelfs verstandig. Heb je een klein team van een paar mensen, weinig gevoelige data en een collega die IT écht leuk vindt én er tijd voor heeft, dan kom je met alleen licenties en gezond verstand een heel eind.

Maar wees eerlijk over wat zelf doen kost. De uren van die handige collega zijn niet gratis: dat is tijd die niet naar het echte werk gaat. En het grootste risico is niet de dagelijkse vraag over een printer, maar het moment dat het misgaat — een gehackt account, een geblokkeerde mailbox, een laptop die kwijt is. Zonder monitoring, back-up en een aanspreekpunt kost zo'n incident al snel dagen omzet. Vanaf ongeveer tien werkplekken, of zodra je met klantdata of financiële gegevens werkt, weegt het beheertarief vrijwel altijd op tegen dat risico.

Waar moet je op letten bij het vergelijken van offertes?

Twee offertes met dezelfde maandprijs kunnen totaal verschillende diensten bevatten. Stel deze vragen voordat je tekent:

Vijf checkvragen voor elke werkplek-offerte:

• Zit de helpdesk erin? Onbeperkt, of betaal je per melding of per uur?

• Wat kost een storing buiten kantoortijd? En is er dan überhaupt iemand bereikbaar?

• Zit beveiliging erin? MFA, back-up van Microsoft 365 en virusbescherming horen in de basis — niet als losse security-module.

• Wat zijn de eenmalige kosten? Vraag om een concrete ureninschatting voor migratie en inrichting.

• Wat is de opzegtermijn? Een goede IT-partner houdt je vast met kwaliteit, niet met een contract van drie jaar.

Veelgestelde vragen

Wat kost een moderne werkplek per medewerker per maand?

Ongeveer €94 per medewerker per maand, alles inbegrepen: Microsoft 365-licentie, werkplekbeheer (€50 per werkplek) en hardware-afschrijving. Komen er een eigen server, firewall of netwerkapparatuur bij, dan loopt dat richting €120 per medewerker.

Is een moderne werkplek duurder dan een eigen server?

Per maand oogt de cloud soms duurder, maar bij een eigen server vergeet je al snel de vervanging na vijf jaar, stroom, onderhoud en het risico bij uitval. Over de hele looptijd is het verschil meestal klein — en de flexibiliteit van de cloud krijg je erbij.

Wat kost thuiswerken mogelijk maken?

Met een moderne werkplek zit veilig thuiswerken mogelijk maken er in de basis al in: je medewerkers loggen overal veilig in op dezelfde omgeving. Extra kosten zitten vooral in thuiswerk-hardware zoals een tweede scherm.

Zijn er eenmalige kosten bij de overstap?

Ja. Migratie, inrichting en instructie schatten we vooraf in tegen €110 per uur en leggen we vast als vaste prijs. Wij doen niet aan nacalculatie — blijkt het meer werk, dan is dat ons risico.

Wat Sennin-IT voor jouw organisatie doet

Een moderne werkplek hoeft geen black box te zijn. Bij Sennin-IT uit Dordrecht weet je vooraf wat je betaalt en wat je daarvoor krijgt — voor MKB-organisaties in heel Zuid-Holland. IT die gewoon werkt: veilig, stabiel en zonder gedoe. Geen helpdeskgedoe, geen standaardoplossingen, maar directe communicatie en maatwerk.

Benieuwd wat een moderne werkplek voor jouw organisatie kost? Bekijk wat wij doen op het gebied van moderne werkplek inrichten en beheren en plan direct een gratis adviesgesprek.